Verifactu para gestorías con múltiples clientes
La solución de verifactu gestorías multicliente es hoy una de las prioridades más urgentes para cualquier despacho que gestione la facturación de varias empresas o autónomos: desde el 1 de enero de 2027 las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán emitir facturas mediante software conforme al Real Decreto 1007/2023, y desde el 1 de julio de 2027 se incorporarán los autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica. Para una gestoría que administra decenas o centenares de NIF distintos, elegir la plataforma adecuada no es un detalle operativo: es una decisión estratégica con consecuencias legales y económicas directas.
¿Qué es Verifactu y por qué afecta especialmente a las gestorías?
Verifactu es el sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023 que obliga a los contribuyentes a generar registros de facturación firmados electrónicamente, encadenados de forma inalterable y remitidos a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real o en el momento de emisión de la factura. El objetivo es eliminar el software de doble uso y garantizar la trazabilidad completa de cada operación.
Para una gestoría, el reto no es adaptarse a Verifactu para su propia facturación interna, sino hacerlo para cada uno de sus clientes. Gestionar un único NIF ya implica integrar el flujo de facturación, la firma de registros y la comunicación con la AEAT. Multiplicar ese proceso por veinte, cincuenta o doscientos clientes —cada uno con su propio volumen, su casuística fiscal y sus sistemas previos— convierte la operación en un proyecto de gran complejidad si no se cuenta con las herramientas adecuadas.
¿Quiénes están obligados y quiénes quedan excluidos?
| Colectivo | Fecha de obligación | Observaciones |
|---|---|---|
| Sociedades (contribuyentes del IS) | 1 de enero de 2027 | Incluye S.L., S.A. y demás personas jurídicas sujetas al IS |
| Autónomos y personas físicas con actividad económica (IRPF) | 1 de julio de 2027 | Profesionales, empresarios individuales, comunidades de bienes |
| Obligados al SII (Suministro Inmediato de Información) | No aplica | Quedan excluidos del ámbito de Verifactu |
Es fundamental que la gestoría identifique, dentro de su cartera, qué clientes están ya sujetos al SII —en cuyo caso no deben ser encuadrados en Verifactu— y cuáles quedarán obligados en cada una de las dos fechas. Una clasificación incorrecta puede generar tanto incumplimientos como trabajos innecesarios.
Sanciones: el riesgo que recae sobre el cliente, no sobre la gestoría
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, tipifica el uso o tenencia de software de facturación no conforme con las especificaciones técnicas de la AEAT como infracción tributaria grave. La sanción puede alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal.
Esta sanción recae sobre el obligado tributario —es decir, el cliente de la gestoría—, pero la responsabilidad de haberle recomendado o implantado un sistema no conforme puede generar conflictos contractuales y de reputación profesional para el despacho. Por eso, escoger un software con declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 es indispensable.
Importante: no existe ningún proceso de homologación ni certificación oficial del software por parte de la AEAT. Lo que existe es la obligación del fabricante de presentar una declaración responsable acreditando que su solución cumple los requisitos técnicos y funcionales. Verifique siempre que la plataforma elegida disponga de esa declaración.
Los cuatro retos principales de una gestoría multicliente ante Verifactu
1. Gestión de múltiples NIF desde un único entorno
Cada cliente tiene su propio NIF, su propio certificado electrónico y, potencialmente, su propia numeración de series de facturas. Una solución que obligue a abrir sesiones independientes para cada cliente multiplica el tiempo de gestión y aumenta el riesgo de errores. El soporte nativo multi-NIF es, por tanto, un requisito básico, no un extra.
2. Diversidad de fuentes de datos
Los clientes de una gestoría no tienen todos el mismo sistema de facturación. Algunos utilizan ERP propios con API, otros envían hojas de cálculo, otros trabajan con plataformas de pagos como Stripe y otros entregan facturas en PDF. La plataforma Verifactu elegida debe ser capaz de ingerir datos desde todas estas fuentes sin necesidad de transformaciones manuales costosas.
3. Escalabilidad del volumen de facturas
Una gestoría en crecimiento no puede elegir una herramienta que funcione bien para veinte clientes pero que colapse en el momento en que la cartera alcance los cien. El modelo de envío —automático, por lotes, uno a uno o programado— debe adaptarse al volumen y a la urgencia de cada cliente.
4. Entorno de pruebas sin riesgo
Antes de conectar a un cliente real a la AEAT, la gestoría necesita validar el flujo completo: firma, encadenamiento, generación del QR y el CSV oficial. Un sandbox gratuito, sin necesidad de facilitar datos bancarios, permite hacer estas pruebas con total seguridad.
Cómo implantar Verifactu en una gestoría: proceso paso a paso
- Inventario de la cartera: clasifica a todos tus clientes en tres grupos: obligados IS desde enero de 2027, obligados IRPF desde julio de 2027 y excluidos por estar en el SII. Anota el volumen mensual de facturas de cada uno.
- Análisis de fuentes de datos: determina cómo genera y entrega cada cliente su información de facturación (ERP con API, Excel, PDF, plataforma de pagos, etc.).
- Selección de plataforma: elige una solución multi-NIF con declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, que soporte todas las fuentes de datos identificadas y ofrezca sandbox para pruebas.
- Configuración en sandbox: crea el entorno de pruebas para dos o tres clientes piloto —uno del grupo IS y otro del grupo IRPF—. Valida la firma de registros, el encadenamiento y la recepción del QR y el CSV oficial.
- Onboarding escalonado: incorpora al sistema primero a los clientes con mayor volumen o más cercanos a la fecha límite. Documenta el proceso para replicarlo de forma ágil con el resto de la cartera.
- Formación y comunicación: informa a cada cliente de su obligación, de las sanciones previstas y del procedimiento que la gestoría va a seguir para garantizar su cumplimiento.
- Monitorización continua: establece alertas para detectar facturas rechazadas por la AEAT o registros que no se han enviado correctamente, y define un protocolo de corrección.
FactuGuard: la plataforma diseñada para gestorías multicliente
FactuGuard es una plataforma SaaS de cumplimiento Verifactu construida con las necesidades de las gestorías en el centro del diseño. A continuación se resumen sus capacidades más relevantes para despachos con múltiples clientes:
| Funcionalidad | Detalle |
|---|---|
| Multi-NIF nativo | Gestiona todos los clientes desde un único panel, sin cambiar de sesión |
| Múltiples vías de entrada | API REST, entrada manual, importación de XLSX, CSV, PDF y DOCX, e importación automática desde Stripe |
| Registros firmados y encadenados | Generación automática conforme al RD 1007/2023 |
| Envío a la AEAT en tiempo real | Con devolución inmediata del QR y el CSV oficial para cada factura |
| Modos de envío flexibles | Automático, por lotes, uno a uno o programado según la operativa de cada cliente |
| Sandbox gratuito | Sin necesidad de tarjeta de crédito; permite validar el flujo completo antes de producción |
| Precio de entrada | Planes desde 19 €/mes |
La arquitectura multi-NIF de FactuGuard permite a la gestoría operar como un único agente que actúa en nombre de cada cliente, manteniendo la segregación de datos y la trazabilidad individual. Los diferentes modos de envío —automático para clientes con ERP conectado, por lotes para los que envían ficheros quincenales, programado para los que facturan en fechas fijas— evitan tener que adaptar la gestoría al cliente y permiten que sea la plataforma quien se adapte a cada operativa.
Es importante señalar que FactuGuard cubre el cumplimiento Verifactu según el RD 1007/2023, pero no gestiona la factura electrónica B2B regulada por la Ley Crea y Crece, que constituye una obligación distinta con su propio calendario y requisitos técnicos.
Preguntas frecuentes
¿Puede una gestoría emitir facturas Verifactu en nombre de sus clientes?
Sí. La gestoría puede actuar como operadora del sistema de facturación en nombre del obligado tributario, siempre que disponga de las credenciales y certificados necesarios de cada cliente. La responsabilidad del cumplimiento recae sobre el propio cliente, pero la gestoría es quien instrumenta el proceso técnico.
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y el SII?
El SII es el sistema de llevanza electrónica de libros de IVA para grandes empresas, grupos fiscales y otros contribuyentes de gran volumen, y se gestiona a través de la sede electrónica de la AEAT. Verifactu regula el software de facturación y la remisión de registros de facturas en tiempo real; los obligados al SII quedan excluidos del ámbito de Verifactu. Ambos sistemas son compatibles con el mismo objetivo —el control fiscal— pero operan sobre colectivos y mecanismos distintos.
¿Qué ocurre si un cliente de la gestoría sigue usando su software antiguo después de las fechas límite?
El uso o la tenencia de software de facturación no conforme con las especificaciones técnicas puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. La gestoría debe advertir a sus clientes de este riesgo y asegurarse de que la migración esté completada antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para autónomos.
¿Existe algún proceso oficial de certificación del software Verifactu?
No. La AEAT no homologa ni certifica software de facturación. Lo que existe es la obligación del fabricante o desarrollador de presentar una declaración responsable de conformidad con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Al evaluar cualquier plataforma, la gestoría debe solicitar y verificar esa declaración.
En definitiva, adaptar una gestoría a verifactu gestorías multicliente requiere planificación, un inventario riguroso de la cartera y una plataforma que haya sido diseñada para operar con múltiples NIF, múltiples fuentes de datos y múltiples ritmos de facturación. Cuanto antes se inicie el proceso, mayor será el margen para resolver incidencias antes de que lleguen las fechas de obligado cumplimiento.