Software Verifactu para gestorías: guía comparativa

El software Verifactu para gestorías es la herramienta que permite a los despachos profesionales cumplir con el Real Decreto 1007/2023 en nombre de sus clientes, generando registros de facturación firmados, encadenados y enviados a la AEAT en tiempo real. Elegir bien esta solución es crítico: usar un programa no conforme puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio y cliente. En esta guía comparativa analizamos los criterios esenciales y las opciones disponibles para que tu gestoría tome la mejor decisión.

¿Qué es Verifactu y por qué afecta a las gestorías?

Verifactu es el sistema de facturación verificable regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024. Obliga a los programas de facturación a generar registros inmutables, encadenados con huella hash y remitidos a la AEAT, garantizando que no puedan alterarse una vez emitidos. Las gestorías son el punto central de esta transformación porque gestionan la facturación de cientos o miles de clientes simultáneamente.

Los plazos de obligatoriedad son los siguientes:

• 1 de enero de 2027: obligatorio para sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades).
• 1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica.

Es importante recordar que los obligados al SII (Suministro Inmediato de Información) quedan excluidos de Verifactu. Si tu cartera incluye clientes acogidos al SII, deberás identificarlos y aplicarles el tratamiento correcto.

Sanciones por software no conforme: el riesgo real

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, tipifica como infracción grave el uso, producción o comercialización de software de facturación que no cumpla los requisitos reglamentarios. La sanción puede alcanzar los 50.000 € por ejercicio. Para una gestoría que gestiona decenas de empresas, el riesgo acumulado es enorme si se trabaja con un proveedor que no ha presentado la declaración responsable de conformidad exigida por el RD 1007/2023.

Recuerda: no existe homologación ni certificación oficial del software. Lo que el fabricante debe presentar es una declaración responsable de conformidad. Cuando evalúes proveedores, solicita siempre este documento.

Criterios clave para elegir software Verifactu para gestorías

Antes de ver la comparativa, conviene establecer los factores que más peso tienen para un despacho profesional:

1. Multi-NIF o multisociedad: la plataforma debe permitir gestionar múltiples clientes (NIF distintos) desde un único panel, sin duplicar contratos ni configuraciones.
2. Declaración responsable de conformidad: exige al proveedor el documento que acredita que su software cumple el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
3. Integración con fuentes de datos variadas: tus clientes tendrán sistemas heterogéneos. El software debe admitir API REST, importación de ficheros (XLSX, CSV, PDF, DOCX) y conectores con plataformas de cobro como Stripe.
4. Modos de envío flexibles: envío automático en tiempo real, por lotes, uno a uno o programado, según el perfil de cada cliente.
5. Generación del QR y CSV oficial: el sistema debe devolver automáticamente el código QR Verifactu y el CSV de la AEAT para incluirlos en cada factura.
6. Sandbox o entorno de pruebas gratuito: imprescindible para que la gestoría valide la integración antes de ponerla en producción con clientes reales.
7. Precio escalable: el modelo de pricing debe ser razonable a medida que crece la cartera de clientes.
8. Soporte y SLA: en un entorno regulado, la disponibilidad del servicio y la atención técnica son determinantes.

Tabla comparativa: principales opciones de software Verifactu para gestorías

La siguiente tabla resume las características más relevantes de las soluciones disponibles en el mercado español para despachos profesionales:

Nota: Las columnas de ERP generalista y software tradicional reflejan características habituales del segmento, no de un producto concreto. Verifica siempre las especificaciones con cada proveedor.

FactuGuard: la solución diseñada para gestorías

FactuGuard es la plataforma SaaS de cumplimiento Verifactu que mejor se adapta a las necesidades de una gestoría moderna. Su arquitectura multi-NIF permite a un mismo despacho gestionar todos sus clientes desde un único panel, con configuración independiente para cada NIF. Las facturas llegan por API REST, por entrada manual, por importación de ficheros (XLSX, CSV, PDF, DOCX) o de forma automática desde Stripe, lo que cubre prácticamente cualquier flujo de trabajo que puedas encontrar en tu cartera.

Una vez recibida la información, FactuGuard genera el registro de facturación firmado y encadenado, lo envía a la AEAT en tiempo real y devuelve el QR y el CSV oficial para incluirlos en la factura del cliente. El despacho puede elegir entre envío automático, por lotes, uno a uno o programado, adaptándose al volumen y a la cadencia de cada empresa. Además, dispone de un sandbox gratuito sin necesidad de tarjeta de crédito, ideal para que el equipo técnico de la gestoría pruebe la integración sin riesgo. Los planes arrancan desde 19 €/mes, con una estructura de precios que escala de forma razonable a medida que aumenta el número de clientes.

Cómo implantar Verifactu en tu gestoría: proceso paso a paso

1. Audita tu cartera: identifica qué clientes están sujetos al Impuesto sobre Sociedades (obligación desde enero 2027) y cuáles son autónomos o IRPF (julio 2027). Separa los acogidos al SII, que quedan fuera de Verifactu.
2. Evalúa las soluciones del mercado: solicita a cada proveedor la declaración responsable de conformidad y prueba el sandbox. Usa la tabla comparativa de esta guía como punto de partida.
3. Define el flujo de entrada de facturas: determina si cada cliente enviará datos por API, por fichero o de forma manual, y configura los canales correspondientes en la plataforma.
4. Configura el panel multi-NIF: da de alta cada cliente con su NIF, régimen fiscal y datos de facturación. Asigna modos de envío según el volumen de facturación de cada empresa.
5. Realiza pruebas en sandbox: valida que los registros se generan correctamente, que el encadenado hash funciona y que el QR y el CSV de la AEAT se devuelven sin errores.
6. Forma a tu equipo: asegúrate de que los gestores responsables de cada cliente conocen el flujo, saben interpretar los errores de rechazo de la AEAT y pueden responder preguntas básicas del cliente.
7. Migra a producción de forma escalonada: empieza con los clientes de mayor volumen o con los que tienen mayor riesgo de error, y ve incorporando el resto progresivamente.
8. Establece un protocolo de monitorización: define alertas para rechazos o incidencias de envío y un procedimiento de resolución dentro de los plazos que marca la normativa.

Errores frecuentes que cometen las gestorías al elegir software Verifactu

Confundir Verifactu con la factura electrónica B2B

Verifactu y la factura electrónica entre empresas regulada por la Ley Crea y Crece son obligaciones distintas con calendarios y requisitos diferentes. Asegúrate de que el proveedor que elijas no mezcla ambos conceptos ni te vende una solución como si cubriera las dos obligaciones cuando solo aborda una.

Asumir que cualquier ERP ya es conforme

Muchos fabricantes de software han anunciado actualizaciones para cumplir con Verifactu, pero no todos han presentado todavía la declaración responsable. Solicita el documento por escrito antes de firmar ningún contrato.

No contemplar el multi-NIF desde el principio

Algunas soluciones del mercado están pensadas para una única empresa y añaden el multi-NIF como una capa posterior poco integrada. Esto genera fricciones operativas y costes de licencia multiplicados. Elige desde el inicio una plataforma que haya diseñado el multi-NIF de forma nativa.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo es obligatorio Verifactu para los clientes de mi gestoría?

Para los clientes que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, la obligación entra en vigor el 1 de enero de 2027. Para los autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica, el plazo es el 1 de julio de 2027. Los clientes acogidos al SII quedan excluidos de Verifactu.

¿La gestoría puede usar un único contrato de software para todos sus clientes?

Depende del proveedor. Plataformas como FactuGuard ofrecen funcionalidad multi-NIF nativa que permite gestionar todos los clientes desde un único panel y contrato, con configuración independiente por NIF. Es el modelo más eficiente para un despacho profesional.

¿Qué documentación debo pedir al proveedor de software Verifactu?

Debes solicitar la declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. No existe ninguna homologación ni certificación oficial emitida por la AEAT o por ningún otro organismo; el mecanismo previsto por la normativa es precisamente esa declaración del fabricante.

¿Qué ocurre si mi gestoría sigue usando software no conforme después de la fecha límite?

El uso de software de facturación no conforme con los requisitos de Verifactu está tipificado como infracción grave en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. La sanción puede alcanzar los 50.000 € por ejercicio, y puede aplicarse tanto al emisor de las facturas como al proveedor del software. Para una gestoría que gestiona múltiples clientes, el riesgo acumulado es muy significativo.

En definitiva, el software Verifactu para gestorías debe evaluarse con rigor: multi-NIF nativo, declaración responsable acreditada, integración flexible y precios escalables son los pilares de una elección acertada. Plataformas como FactuGuard han sido diseñadas precisamente con este perfil de usuario en mente, ofreciendo todas las funcionalidades que un despacho profesional necesita para cumplir con la normativa y dar un servicio de valor añadido a sus clientes antes de que lleguen los plazos de 2027.