¿Qué es Veri*Factu y cómo afecta a tu empresa?

Si te preguntas qué es Veri*Factu y por qué todo el mundo habla de ello en el ámbito empresarial y fiscal español, estás en el lugar adecuado. Veri*Factu es el nuevo sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) a través del Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad y veracidad de todas las facturas emitidas por empresas y autónomos en España, eliminando el fraude fiscal y el uso de software de doble contabilidad. En esta guía completa te explicamos todo lo que necesitas saber para que tu empresa esté preparada antes de que llegue la obligación.

¿Qué es Veri*Factu exactamente?

Veri*Factu es un sistema de registro de facturas en tiempo real que obliga a los programas de facturación a generar un registro electrónico de cada factura emitida, firmado digitalmente y con un código hash encadenado que impide su manipulación posterior. Este registro puede enviarse voluntariamente a la AEAT —de ahí el término «verificable»— o conservarse de forma interna con total integridad para ser consultado en caso de inspección.

Veri*Factu es el sistema de emisión de facturas verificables definido por la AEAT, y su marco normativo queda definido en:

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que regula los sistemas informáticos que deben utilizarse por los empresarios y profesionales.
• La Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas del sistema.
• La Ley Antifraude (Ley 11/2021), que prohíbe explícitamente el software de doble uso o que permita alterar registros contables.

¿Cuándo entra en vigor Veri*Factu?

Esta es la pregunta clave para cualquier empresa. Aunque el Real Decreto 1007/2023 se publicó a finales de 2023, los plazos de obligatoriedad se han escalonado para dar tiempo a la adaptación tecnológica:

• Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): obligación a partir del 1 de enero de 2027.
• Autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica: obligación a partir del 1 de julio de 2027.

Esto significa que tu negocio debe facturar con un sistema conforme a Veri*Factu, como muy tarde, el 1 de enero de 2027 si es una sociedad o el 1 de julio de 2027 si eres autónomo. No esperes al último momento: la adaptación técnica, la formación del equipo y la migración de datos requieren tiempo.

¿A quién afecta Veri*Factu?

La norma se aplica a todos los empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades o al IRPF que realicen actividades económicas y estén obligados a llevar contabilidad o a registrar sus operaciones fiscales. En términos prácticos, esto incluye:

• Sociedades limitadas (SL) y anónimas (SA).
• Autónomos en estimación directa normal o simplificada.
• Profesionales liberales (abogados, consultores, médicos, arquitectos, etc.).
• Pymes de cualquier sector.

Quedan fuera del ámbito de aplicación directa, entre otros, los sujetos pasivos acogidos al régimen simplificado del IVA o que tributan exclusivamente por módulos, aunque conviene verificar su situación particular con un asesor fiscal.

¿Cómo funciona técnicamente Veri*Factu?

Generación del registro de factura

Cada vez que se emite una factura, el software debe generar un registro de alta que incluye los datos fiscales obligatorios (emisor, receptor, base imponible, cuota de IVA, etc.) más un huella digital o hash que se encadena con el hash de la factura anterior. Este encadenamiento hace imposible borrar o modificar una factura sin que quede rastro.

Firma electrónica y código QR

Cada registro debe ir firmado electrónicamente por el software emisor. Además, todas las facturas deben incluir un código QR que permite a cualquier receptor —y a la propia AEAT— verificar la autenticidad del documento escaneándolo desde el portal oficial de la Agencia Tributaria.

Envío a la AEAT (modalidad Verifactu)

Las empresas pueden optar por enviar automáticamente cada registro a la AEAT en tiempo real. Esta modalidad se denomina propiamente «Verifactu» y otorga ventajas: la AEAT valida la factura en el momento de emisión, lo que refuerza la seguridad jurídica de la operación y simplifica futuras inspecciones.

Conservación interna (modalidad no-Verifactu)

Alternativamente, es posible conservar los registros de forma local o en la nube, sin envío automático a la AEAT, siempre que se garantice la integridad, el encadenamiento y la disponibilidad para inspección. Sin embargo, en este caso el software no puede mostrar el mensaje «Enviado a la AEAT» en la factura.

¿Qué ocurre si no cumples con Veri*Factu?

El incumplimiento de la normativa Veri*Factu acarrea sanciones económicas significativas. La Ley Antifraude establece multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para quienes utilicen software que no cumpla los requisitos reglamentarios, independientemente de si existe perjuicio económico para la Hacienda Pública. Además, el uso de software no conforme puede considerarse indicio de fraude fiscal en una inspección, agravando considerablemente las consecuencias.

Las principales infracciones tipificadas son:

• Usar un programa de facturación que permita la alteración de registros.
• No conservar los registros en el formato y con las garantías exigidas.
• No incluir el código QR en las facturas emitidas.
• No respetar el encadenamiento de hashes entre facturas.

¿Cómo debe adaptarse tu empresa?

1. Audita tu software actual

El primer paso es comprobar si el programa de facturación o ERP que utilizas actualmente está adaptado o en proceso de adaptación a Veri*Factu. Muchos proveedores ya han comenzado a lanzar actualizaciones, pero debes confirmarlo por escrito y asegúrate de que la versión que usas es conforme y está cubierta por la declaración responsable del fabricante.

2. Forma a tu equipo

El departamento financiero y administrativo debe entender los nuevos flujos de trabajo: cómo se generan los registros, qué hacer ante una factura rectificativa, cómo anular una factura ya enviada, etc. La formación no es opcional; es parte del cumplimiento.

3. Revisa tus procesos de facturación

Veri*Factu no solo afecta al software; afecta a los procesos. Debes revisar si emites facturas en papel, si tienes flujos de aprobación interna, si usas múltiples herramientas para facturar, o si delegas la facturación en gestorías externas. Todos estos casos requieren una estrategia de adaptación específica.

4. Elige una solución conforme

La clave está en elegir una plataforma especializada que garantice el cumplimiento desde el primer día. FactuGuard es una solución SaaS diseñada específicamente para el cumplimiento Veri*Factu. Gestiona el encadenamiento de registros, la firma electrónica, el envío a la AEAT y la generación del código QR de forma completamente automatizada, para que tú solo te preocupes de tu negocio.

Veri*Factu frente a la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

Es habitual confundir Veri*Factu con la facturación electrónica obligatoria derivada de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). Aunque ambas normativas tienen como objetivo la digitalización y el control fiscal, son diferentes:

• Veri*Factu regula los sistemas informáticos de facturación y la integridad de los registros, con independencia del formato de la factura (puede ser en papel o electrónica).
• La factura electrónica B2B derivada de la Ley Crea y Crece obligará a emitir facturas en formato electrónico estructurado (Facturae o UBL) entre empresas, con plazos todavía pendientes de concreción definitiva.

En la práctica, muchas empresas deberán cumplir con ambas normativas de forma simultánea, por lo que conviene planificar ambas adaptaciones con tiempo.

Preguntas frecuentes sobre Veri*Factu

¿Las facturas en papel también deben cumplir Verifactu?

Sí. Aunque una factura se imprima en papel, el sistema informático que la genera debe respetar todos los requisitos de Verifactu, incluido el encadenamiento de hashes y la firma electrónica del registro. La factura en papel debe incluir el código QR.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

No. Las hojas de cálculo y otros sistemas no conformes no cumplen los requisitos técnicos de Verifactu. A partir de las fechas de obligatoriedad, su uso puede ser constitutivo de infracción. Lo que sí puedes hacer es seguir preparando tus datos en Excel e importarlos en una plataforma conforme como FactuGuard, que admite ficheros XLSX y CSV y genera por ti los registros encadenados.

¿Qué ocurre con las facturas rectificativas o las anulaciones?

El sistema Veri*Factu contempla registros específicos para facturas rectificativas y anulaciones, que también quedan encadenados y firmados. No se puede eliminar una factura del sistema; solo se puede generar un nuevo registro que la rectifique o anule.

¿Tengo que contratar un nuevo software sí o sí?

No necesariamente. Si tu software actual se actualiza para cumplir Veri*Factu, puedes continuar usándolo. Lo importante es que la versión que utilices cuente con la declaración responsable del fabricante antes de las fechas límite.

Conclusión: prepárate ahora para Veri*Factu

Comprender qué es Veri*Factu y actuar con antelación es la mejor estrategia para cualquier empresa española. La normativa es clara, los plazos están fijados y las sanciones por incumplimiento son elevadas. No se trata solo de una obligación fiscal más: es un cambio estructural en la forma en que las empresas registran y certifican sus operaciones económicas.

La buena noticia es que las herramientas ya existen. Plataformas como FactuGuard están diseñadas para hacer este cumplimiento sencillo, automatizado y sin fricciones para tu negocio. Si aún no has iniciado el proceso de adaptación, este es el momento de hacerlo.