Multas por no cumplir Verifactu: todo lo que necesitas saber

Las multas Verifactu son una realidad que empresas y autónomos españoles deben tomar muy en serio. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, la Agencia Tributaria ha establecido un marco sancionador claro para quienes no adapten sus sistemas de facturación a los nuevos requisitos de la normativa. Ignorar estas obligaciones no solo supone un riesgo de inspección, sino también sanciones económicas que pueden comprometer seriamente la viabilidad de cualquier negocio.

¿Qué es Verifactu y por qué es obligatorio?

Verifactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la AEAT a través del Real Decreto 1007/2023, también conocido como el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RTSIF). Su objetivo principal es garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, eliminando el fraude fiscal vinculado a los llamados «softwares de doble uso» o cajas B.

La normativa exige que todos los programas y sistemas informáticos de facturación cumplan una serie de requisitos técnicos, entre los que destacan:

• Generación de registros de facturación con huella o hash encadenado.
• Firma electrónica de los registros para garantizar su autenticidad.
• Posibilidad de remitir los registros en tiempo real a la AEAT (modalidad Verifactu propiamente dicha) o conservarlos de forma segura (modalidad no Verifactu).
• Inclusión de un código QR y la mención «VERI*FACTU» en las facturas emitidas bajo la modalidad de envío a la AEAT.

¿Quién está obligado a cumplir con Verifactu?

La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales que estén obligados a expedir facturas según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y que utilicen sistemas informáticos para ello. Esto incluye, en la práctica, a la inmensa mayoría de autónomos, pymes y grandes empresas que operen en territorio español con software de facturación.

Los plazos ya están fijados: las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) deberán cumplir a partir del 1 de enero de 2027 y los autónomos y demás contribuyentes del IRPF a partir del 1 de julio de 2027. Quedan excluidos, entre otros, los obligados al SII (Suministro Inmediato de Información), que ya remiten sus registros a la AEAT por esa vía. Mantenerse actualizado sobre estas fechas es fundamental para evitar las sanciones que detallamos a continuación.

Las multas Verifactu: régimen sancionador detallado

El incumplimiento de la normativa Verifactu no queda impune. La Ley 58/2003, General Tributaria, es el marco de referencia para el régimen sancionador, y las infracciones relacionadas con los sistemas de facturación se tipifican principalmente en su artículo 201 bis, introducido por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Infracción por uso de software no conforme o que no cumple los requisitos

El uso de sistemas informáticos de facturación que no cumplan las especificaciones técnicas exigidas por el Real Decreto 1007/2023 constituye una infracción tributaria grave. Las sanciones previstas son:

• Multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado el software no conforme.

Esta sanción es especialmente relevante porque no depende del volumen de negocio ni del perjuicio causado a la Hacienda Pública: es una cuantía fija que se aplica por el mero hecho de utilizar un sistema no conforme.

Infracción por tenencia de software de doble uso

Si la AEAT detecta que una empresa dispone o utiliza programas que permiten llevar una contabilidad paralela, ocultar ventas o manipular los registros de facturación, la sanción es:

• Multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio en que se haya tenido o utilizado dicho software.

Esta infracción es independiente de las consecuencias derivadas del fraude fiscal que pudiera haberse cometido con dicho software, por lo que las sanciones pueden acumularse.

Infracción por no remitir los registros a la AEAT (modalidad Verifactu)

Para aquellos obligados que opten por la modalidad de envío en tiempo real a la AEAT —que es la que permite hacer uso del sistema «VERI*FACTU»— el incumplimiento del envío de los registros de facturación conlleva:

• Multa proporcional del 0,5% sobre el importe de las operaciones cuyos registros no se hayan remitido en tiempo y forma, con un mínimo de 1.000 euros y un máximo de 10.000 euros por declaración.

Otras infracciones relacionadas

Más allá de las sanciones específicas del artículo 201 bis, el incumplimiento de Verifactu puede derivar en otras consecuencias:

• Inspecciones tributarias con mayor profundidad y alcance.
• Regularizaciones fiscales si se detectan ingresos no declarados a raíz de la revisión de los registros.
• Responsabilidad penal en casos de fraude fiscal que supere los 120.000 euros, de conformidad con el artículo 305 del Código Penal.
• Sanciones adicionales por obstrucción o resistencia a la actuación inspectora.

¿Cómo detecta la AEAT el incumplimiento?

La Agencia Tributaria dispone de mecanismos cada vez más sofisticados para identificar el uso de sistemas de facturación no conformes. Entre las vías de detección más habituales se encuentran:

• Auditorías informáticas durante inspecciones en las que se analiza el software de facturación instalado y sus registros.
• Cruces de información con los datos declarados por terceros (clientes, proveedores, entidades bancarias).
• Comprobación de los códigos QR en las facturas emitidas, que permiten verificar si el registro ha sido remitido correctamente a la AEAT.
• Denuncias de terceros, incluyendo exempleados, competidores o clientes.
• Análisis de patrones estadísticos que detectan anomalías en los márgenes declarados o en la evolución de las ventas.

La digitalización del proceso de facturación hace que el rastro documental sea mucho más difícil de borrar, lo que incrementa el riesgo de detección para quienes no cumplan con la normativa.

¿Pueden reducirse las sanciones?

La Ley General Tributaria contempla algunas circunstancias que pueden modular el importe de las sanciones:

• Ingreso voluntario antes de la liquidación: puede suponer una reducción del 25% sobre la sanción impuesta.
• No interposición de recurso: también puede generar una reducción adicional del 25%.
• Regularización espontánea: si el obligado tributario subsana la situación antes de que la AEAT inicie actuaciones, el tratamiento puede ser más favorable.

Sin embargo, dado que las multas previstas son cuantías fijas elevadas (50.000 euros por ejercicio), incluso con reducciones el impacto económico puede ser devastador para una pyme o autónomo. La mejor estrategia sigue siendo la prevención y el cumplimiento proactivo.

Cómo evitar las multas Verifactu: pasos concretos

La adaptación a Verifactu no tiene por qué ser un proceso complejo si se cuenta con las herramientas adecuadas. Estos son los pasos recomendados:

1. Auditar el software actual: verifica si tu programa de facturación cumple con los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023. Si tienes dudas, consulta con tu proveedor o con un asesor fiscal especializado.
2. Elegir la modalidad correcta: decide si vas a optar por la modalidad Verifactu (envío en tiempo real a la AEAT) o por la modalidad de conservación segura de registros, y asegúrate de que tu sistema lo soporte.
3. Actualizar o cambiar de software: si tu solución actual no es conforme, migra a una plataforma conforme antes de que venzan los plazos establecidos.
4. Formar a tu equipo: asegúrate de que las personas que gestionan la facturación en tu empresa conocen los nuevos procedimientos.
5. Documentar todo: conserva evidencias de que tu sistema es conforme (la declaración responsable del fabricante, registros de envío a la AEAT, etc.).

FactuGuard: tu solución para cumplir con Verifactu sin riesgo

Si buscas una solución que te garantice el cumplimiento total de la normativa y te proteja frente a las multas Verifactu, FactuGuard es la plataforma SaaS diseñada específicamente para ello. FactuGuard integra todos los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023: generación de registros con hash encadenado, firma electrónica, envío automático a la AEAT y generación del código QR en cada factura.

Además, FactuGuard ofrece un panel de control que permite supervisar en tiempo real el estado de los envíos, detectar posibles incidencias antes de que se conviertan en un problema y mantener un histórico completo de todos los registros de facturación. Todo ello con una integración sencilla a través de API que se adapta a los sistemas ya existentes en tu empresa.

Con FactuGuard, no solo evitas las sanciones: también ganas tranquilidad y eficiencia en la gestión de tu facturación.

Conclusión

Las multas Verifactu representan un riesgo económico real y significativo para cualquier empresa o autónomo que no adapte sus sistemas de facturación a los requisitos del Real Decreto 1007/2023. Con sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, el coste de la no conformidad es muy superior al de la adaptación. Actuar con anticipación, elegir un software conforme (con declaración responsable del fabricante) y confiar en plataformas especializadas como FactuGuard es la estrategia más inteligente para proteger tu negocio y mantener una relación con la Hacienda Pública libre de sobresaltos.