Las 15 preguntas más frecuentes sobre Verifactu, respondidas

Las preguntas frecuentes sobre Verifactu se acumulan en despachos de asesoría, grupos de autónomos y departamentos financieros de toda España. En este artículo respondemos directamente a las 15 dudas más habituales: qué es Verifactu, quién está obligado, cuándo entra en vigor, qué pasa si no se cumple y cómo adaptarse sin complicaciones. Si buscas claridad normativa sin rodeos, estás en el lugar correcto.

¿Qué es Verifactu y por qué importa?

Verifactu es el sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria al amparo del Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante el encadenamiento criptográfico y el envío automático de datos a la AEAT. Con Verifactu, cada factura queda sellada digitalmente y vinculada a la anterior, haciendo imposible su manipulación posterior sin dejar huella.

Las 15 preguntas frecuentes sobre Verifactu

1. ¿Qué norma regula Verifactu?

Verifactu se regula principalmente por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y su desarrollo técnico se concreta en la Orden HAC/1177/2024. Estas dos normas establecen los requisitos técnicos y funcionales que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación.

2. ¿Cuándo es obligatorio Verifactu?

Las fechas de entrada en vigor son distintas según el tipo de contribuyente:

3. ¿Quién está excluido de Verifactu?

Los contribuyentes obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) están expresamente excluidos del ámbito de Verifactu. El SII ya implica el envío de datos de facturación a la AEAT en tiempo real, por lo que se considera un mecanismo equivalente.

4. ¿Afecta Verifactu a todos los sectores?

Con carácter general, Verifactu afecta a cualquier empresa o profesional que emita facturas y tribute por el Impuesto sobre Sociedades o el IRPF con actividad económica, independientemente del sector. Existen colectivos específicos (como los acogidos al SII) que quedan fuera, pero la norma tiene un alcance muy amplio.

5. ¿Qué es la declaración responsable y quién la presenta?

No existe ningún proceso de homologación ni certificación oficial del software por parte de la AEAT. Lo que existe es una declaración responsable que presenta el fabricante del software, mediante la que declara que su solución cumple con los requisitos del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. El usuario no necesita tramitar nada ante la AEAT en este sentido: basta con contratar un software que haya presentado dicha declaración.

6. ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, establece sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio para quienes usen o tengan software de facturación que no cumpla con los requisitos normativos. Esta cifra aplica tanto por utilizar sistemas no conformes como por producirlos o comercializarlos.

7. ¿Verifactu y factura electrónica B2B son lo mismo?

No. Son dos obligaciones distintas. Verifactu regula la integridad y trazabilidad de los registros de facturación mediante el envío de datos a la AEAT. La factura electrónica B2B, regulada por la Ley Crea y Crece, obliga a emitir facturas en formato electrónico estructurado entre empresas. Un software puede ser conforme con Verifactu sin cubrir la obligación de factura electrónica B2B, y viceversa.

8. ¿Qué información debe contener un registro Verifactu?

Cada registro debe incluir los datos identificativos de la factura (número, fecha, emisor, destinatario, importes, IVA), una huella criptográfica que enlaza con el registro anterior (encadenamiento), una marca de tiempo y la firma electrónica del sistema. El conjunto de registros forma una cadena infalsificable.

9. ¿Qué es el QR de Verifactu?

El QR es un código bidimensional que debe imprimirse o incluirse en la factura y que permite al receptor —y a la propia AEAT— verificar la autenticidad del documento escaneándolo. El código enlaza directamente con los datos del registro almacenado en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

10. ¿El software tiene que enviar los datos a la AEAT en tiempo real?

Verifactu contempla el envío en tiempo real como modalidad preferente, aunque la norma también admite el envío diferido dentro de los plazos establecidos. En cualquier caso, los registros deben quedar sellados en el momento de la emisión de la factura, independientemente de cuándo se transmitan a la AEAT.

11. ¿Puedo seguir usando mi software actual?

Depende. Tu software actual debe adaptarse a los requisitos técnicos del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, y el fabricante debe haber presentado la declaración responsable de conformidad. Si tu proveedor no ha confirmado que actualizará su producto a tiempo, deberías plantearte migrar a una solución nativa Verifactu cuanto antes.

12. ¿Qué ocurre si emito facturas en papel?

La obligación de Verifactu afecta al sistema informático que genera los registros de facturación, no al formato físico de la factura. Aunque entregues una factura en papel, el sistema que la genera debe cumplir con los requisitos de encadenamiento, firma y envío a la AEAT. La factura en papel debe además incorporar el QR Verifactu.

13. ¿Cómo se adapta una empresa con varios CIF o NIF?

Las empresas con varias entidades jurídicas o grupos societarios necesitan una solución que soporte múltiples NIF desde una misma plataforma. No es obligatorio contratar un sistema por cada NIF, pero la solución elegida debe gestionar los registros de cada entidad de forma separada y correctamente identificada.

14. ¿Qué debo hacer si soy autónomo con pocos ingresos?

La obligación de Verifactu no distingue por volumen de facturación: si eres autónomo con actividad económica y tributas por IRPF, deberás cumplir antes del 1 de julio de 2027. No obstante, el mercado ya ofrece soluciones con planes económicos adaptados a pequeños autónomos, lo que hace que el coste de adaptación sea razonable.

15. ¿Cómo me adapto a Verifactu paso a paso?

1. Audita tu software actual: Comprueba si tu proveedor tiene prevista la adaptación a Verifactu y cuándo estará disponible.
2. Evalúa alternativas nativas: Considera plataformas diseñadas desde cero para Verifactu, que ya generan registros firmados, encadenados y los envían a la AEAT.
3. Prueba en entorno sandbox: Antes de contratar, verifica el funcionamiento con datos reales en un entorno de pruebas sin coste.
4. Configura tus NIF y series de facturación: Asegúrate de que la solución admite tu estructura empresarial (mono o multi-NIF).
5. Define tu modalidad de envío: Automático en tiempo real, por lotes, programado o uno a uno, según tu volumen y flujo de trabajo.
6. Forma a tu equipo: Asegúrate de que las personas que emiten facturas conocen el nuevo flujo de trabajo y saben leer el QR devuelto.
7. Conserva los registros: Cumple con los plazos de conservación documental establecidos por la normativa tributaria.

FactuGuard: una solución nativa Verifactu

Si buscas una plataforma diseñada específicamente para cumplir con Verifactu sin complicaciones técnicas, FactuGuard es una opción a considerar. Permite recibir facturas por API REST, entrada manual o importación de ficheros en formato XLSX, CSV, PDF y DOCX, así como importación automática desde Stripe. La plataforma genera registros firmados y encadenados, los envía a la AEAT en tiempo real y devuelve el QR y el CSV oficial para cada factura.

FactuGuard admite múltiples NIF desde una misma cuenta y ofrece cuatro modos de envío: automático, por lotes, uno a uno y programado. Dispone de un sandbox gratuito sin necesidad de tarjeta para que puedas probarlo antes de comprometerte, y sus planes comienzan desde 19 €/mes. Cabe señalar que FactuGuard cubre la obligación Verifactu, no la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, que es una normativa diferente.

Tabla resumen: claves de Verifactu de un vistazo

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es obligatorio para todos los autónomos?

Sí, para todos los autónomos que desarrollen actividad económica y tributen por el IRPF, con independencia de su volumen de facturación. La fecha límite es el 1 de julio de 2027. Quedan excluidos únicamente quienes ya estén obligados al SII.

¿Puedo usar cualquier software si el fabricante dice que cumple Verifactu?

Debes verificar que el fabricante ha presentado formalmente la declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. No existe homologación oficial por parte de la AEAT, por lo que la responsabilidad de elegir un software realmente conforme recae en el usuario.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y el SII?

El SII obliga a grandes empresas a remitir datos de sus libros registro de IVA a la AEAT en tiempo real. Verifactu, en cambio, afecta al propio sistema informático de facturación y se exige a empresas y autónomos no obligados al SII. Ambos mecanismos buscan combatir el fraude fiscal, pero actúan en ámbitos distintos.

¿Qué ocurre si no me adapto a tiempo?

Usar o tener un software de facturación no conforme puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. La sanción puede aplicarse tanto al usuario del software como al fabricante o distribuidor. La adaptación temprana es la mejor forma de evitar este riesgo.