Envío automático, por lotes o uno a uno: elige cómo presentar tus facturas a la AEAT
Con Verifactu, cada factura que emitas debe registrarse y comunicarse a la AEAT de forma íntegra, encadenada y firmada digitalmente. La norma no impone un único modo de envío: puedes remitir los registros en tiempo real según los emites, agruparlos en lotes, tramitarlos de forma individual o programar los envíos en horarios concretos. Elegir la modalidad adecuada depende del volumen de tu facturación, de tu sistema de gestión y del nivel de automatización que quieras alcanzar. En este artículo te explicamos cómo funciona cada opción y cómo FactuGuard te permite implementarlas sin complicaciones técnicas.
Qué es Verifactu y a quién obliga
Verifactu es el sistema de registro de facturación regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024. Obliga a que el software de facturación genere registros de alta integridad —firmados, encadenados e inalterables— y los remita a la Agencia Tributaria. Las fechas clave son:
- 1 de enero de 2027: obligatorio para sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica.
Quedan excluidos de Verifactu los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), que ya disponen de un canal propio de comunicación con la AEAT. Es importante subrayar también que no existe ningún proceso de homologación oficial del software: el fabricante emite una declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, y es esa declaración la que acredita el cumplimiento.
El incumplimiento no es un riesgo menor. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, establece sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio por el uso o tenencia de software de facturación no conforme.
Los cuatro modos de envío Verifactu: comparativa
Antes de analizar cada modalidad en detalle, esta tabla resume las características principales de cada modo de envío disponible en plataformas conformes con Verifactu:
| Modo de envío | Cuándo se envía a la AEAT | Ideal para | Intervención manual |
|---|---|---|---|
| Automático (tiempo real) | En el momento de emitir cada factura | Empresas con facturación continua y ERP integrado | Ninguna |
| Por lotes | Al validar un grupo de facturas | Facturación periódica o importación masiva | Mínima (validación del lote) |
| Uno a uno | Cuando el usuario lo decide expresamente | Autónomos con volumen bajo o facturas complejas | Total |
| Programado | En el horario configurado por el usuario | Negocios que prefieren controlar la carga horaria de envíos | Solo en la configuración inicial |
Modo automático: envío en tiempo real sin intervención
El modo automático conecta directamente tu sistema de facturación con la AEAT. Cada vez que se genera una factura, el software la firma, la encadena al registro anterior y la transmite al instante. La AEAT devuelve la confirmación con el CSV oficial y el código QR que debe aparecer impreso en la factura.
Este modo es el más exigente técnicamente —requiere conectividad estable y una integración bien construida— pero también el más seguro desde el punto de vista del cumplimiento, ya que elimina la posibilidad de acumular registros pendientes de envío. Es la opción natural para empresas con ERP o CRM que pueden conectarse a la API de la plataforma de cumplimiento.
Modo por lotes: eficiencia para volúmenes medios y altos
El envío verifactu por lotes agrupa varias facturas y las remite a la AEAT en una sola operación. Es especialmente útil cuando las facturas se generan de forma periódica —por ejemplo, al cierre del día o de la semana— o cuando se importan desde ficheros externos (XLSX, CSV, PDF o DOCX).
La ventaja principal es la eficiencia operativa: un solo proceso valida y envía decenas o cientos de registros a la vez, con una sola revisión por parte del usuario antes de confirmar el lote. El riesgo es que, si un registro del lote tiene algún error, puede retrasar el envío del conjunto; por eso las buenas plataformas ofrecen validación previa y gestión de errores factura a factura dentro del lote.
Modo uno a uno: control máximo para casos específicos
Algunos negocios —especialmente autónomos con un volumen de facturación reducido o facturas que requieren revisión manual detallada— prefieren tramitar cada registro de forma individual. El modo uno a uno permite revisar la factura completa antes de firmarla y enviarla, lo que reduce el riesgo de errores en registros que luego son difíciles de corregir (las anulaciones en Verifactu también quedan registradas y encadenadas).
Este modo es compatible con la entrada manual de datos desde un formulario web, sin necesidad de integración técnica.
Modo programado: automatización con control horario
El modo programado combina lo mejor del automático y del por lotes: las facturas se acumulan en la plataforma durante el día y se envían a la AEAT en el horario que el usuario configure —por ejemplo, fuera del horario pico, a primera hora de la mañana o en un momento de menor carga de trabajo del equipo de administración.
Esta opción es útil para empresas que quieren desacoplar el proceso de emisión de facturas del proceso de envío a la AEAT, simplificando la gestión interna sin perder el control.
Cómo entran las facturas en el sistema: las vías de entrada
El modo de envío es independiente de cómo lleguen las facturas al sistema. Las principales vías de entrada compatibles con una solución conforme a Verifactu son:
- API REST: integración directa desde tu ERP, CRM o cualquier software propio. Ideal para el modo automático.
- Entrada manual: formulario web para introducir los datos de cada factura. Compatible con el modo uno a uno.
- Importación de ficheros: carga de ficheros XLSX, CSV, PDF o DOCX con múltiples facturas. Diseñada para el modo por lotes.
- Importación automática desde Stripe: sincronización directa de los cobros de Stripe como registros de facturación, sin intervención manual.
Cómo configurar tu modo de envío en FactuGuard: paso a paso
- Crea tu cuenta y activa el sandbox gratuito sin necesidad de tarjeta de crédito. El entorno de pruebas replica el comportamiento real de la AEAT para que puedas validar tu flujo sin riesgo.
- Añade tu NIF (o varios NIF si gestionas múltiples empresas) gracias a la funcionalidad multi-NIF de la plataforma.
- Elige la vía de entrada que se adapta a tu operativa: conecta tu ERP por API, sube un fichero o introduce las facturas manualmente.
- Selecciona el modo de envío en la configuración de tu cuenta: automático, por lotes, uno a uno o programado. Puedes cambiar de modo en cualquier momento.
- Revisa el panel de estado para confirmar que cada registro ha sido aceptado por la AEAT. FactuGuard devuelve el CSV oficial y el QR para cada factura enviada correctamente.
- Gestiona los errores desde el mismo panel: los registros rechazados o con incidencias se muestran de forma clara para que puedas corregirlos y reenviarlos sin afectar al resto del lote.
¿Qué pasa si mezclas modos de envío?
La norma no prohíbe cambiar de modo de envío entre periodos. Lo que sí exige es que la cadena de registros sea íntegra y sin huecos: cada registro de factura debe referenciar al anterior en orden cronológico. Una plataforma bien construida mantiene automáticamente esa cadena con independencia de cómo lleguen las facturas o cuándo se envíen, de modo que mezclar modos no supone ningún riesgo de cumplimiento si la herramienta lo gestiona correctamente.
¿Qué solución elegir?
FactuGuard está diseñado para que cualquier empresa o autónomo pueda elegir el modo de envío que mejor encaja con su operativa, sin renunciar al cumplimiento total con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Desde el envío automático en tiempo real hasta el programado nocturno, pasando por la importación masiva de ficheros o la sincronización con Stripe, la plataforma cubre todos los escenarios con planes desde 19 €/mes y un sandbox gratuito para empezar sin compromiso.
El plazo de obligatoriedad —1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos— puede parecer lejano, pero configurar y probar la integración lleva tiempo. Cuanto antes elijas tu modo de envío verifactu automático o por lotes y lo valides en el entorno de pruebas, menor será el riesgo de llegar a la fecha límite con problemas técnicos pendientes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el modo de envío después de haber empezado a usar Verifactu?
Sí. La normativa no fija un modo de envío obligatorio, solo exige que los registros sean íntegros, firmados y encadenados. Siempre que tu plataforma mantenga la cadena correctamente, puedes cambiar entre modos automático, por lotes, uno a uno o programado cuando lo necesites.
¿El envío por lotes cumple igual que el envío en tiempo real?
Sí, siempre que los registros se remitan a la AEAT dentro de los plazos que establece la norma. El modo por lotes es plenamente válido para cumplir con Verifactu; la elección depende de tu operativa, no de los requisitos legales.
¿Los obligados al SII también tienen que implementar Verifactu?
No. Los contribuyentes incluidos en el Suministro Inmediato de Información están expresamente excluidos de Verifactu, ya que cuentan con su propio mecanismo de comunicación con la AEAT.
¿Qué ocurre si mi software de facturación no es conforme a Verifactu cuando llegue la fecha límite?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio por el uso o tenencia de software de facturación no conforme con la normativa. Además, recuerda que no existe homologación oficial: el fabricante debe emitir una declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.