Declaración responsable Verifactu: qué es, quién la firma y qué debe darte tu proveedor
La declaración responsable Verifactu es el documento legal mediante el cual el fabricante o distribuidor de un software de facturación certifica, bajo su propia responsabilidad, que su producto cumple con los requisitos técnicos y funcionales exigidos por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. No existe ningún proceso de homologación ni certificación oficial por parte de la AEAT: es el propio proveedor quien declara la conformidad de su solución. Entender qué es este documento, quién debe firmarlo y qué tienes derecho a exigir como cliente te protege frente a sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio.
¿Qué es exactamente la declaración responsable Verifactu?
El marco normativo de Verifactu no establece un registro oficial de software aprobado ni una entidad certificadora que valide los programas de facturación. En su lugar, el RD 1007/2023 y su desarrollo en la Orden HAC/1177/2024 imponen al productor del sistema informático de facturación la obligación de emitir una declaración responsable de conformidad.
Esta declaración es un documento formal en el que el fabricante o el responsable de la puesta en mercado del software manifiesta expresamente que su producto incorpora todos los requisitos técnicos del sistema Verifactu: generación de registros de facturación con firma electrónica, encadenamiento de registros, integridad de los datos, envío en tiempo real a la AEAT y generación del código QR y el CSV oficial que deben figurar en la factura.
La ausencia de esta declaración —o la emisión de una declaración falsa o incompleta— convierte al software en un sistema no conforme a efectos legales, lo que expone tanto al fabricante como al usuario final a las sanciones previstas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
Base normativa: RD 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. La Orden HAC/1177/2024 desarrolla las especificaciones técnicas, funcionales y de formato que deben cumplir dichos sistemas.
Ambas normas configuran el régimen Verifactu, que será obligatorio a partir del 1 de enero de 2027 para las sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y a partir del 1 de julio de 2027 para los autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividad económica. Quedan excluidos de la obligación los contribuyentes ya acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
Quién debe firmar la declaración responsable
La declaración responsable la firma el productor del sistema informático de facturación, es decir, la empresa o persona que fabrica, comercializa o distribuye el software. No la firma el cliente ni el usuario final. Esto tiene implicaciones prácticas importantes:
- Si tu proveedor de software es una empresa SaaS, esa empresa es la obligada a emitir y custodiar la declaración.
- Si adquieres un ERP o un módulo de facturación de un tercero que actúa como integrador, el responsable sigue siendo el fabricante del componente de facturación, aunque el integrador puede asumir también responsabilidades contractuales.
- Si desarrollas tu propio software de facturación a medida, tu empresa pasa a ser el productor y, por tanto, la obligada a emitir la declaración.
Qué debe darte tu proveedor: lista de comprobación
Como usuario de un software de facturación, tienes derecho a exigir a tu proveedor una serie de garantías documentales. A continuación se detallan los elementos mínimos que deberías recibir o poder consultar antes de adoptar una solución Verifactu:
- Declaración responsable firmada y fechada, con referencia expresa al RD 1007/2023 y a la Orden HAC/1177/2024.
- Identificación del productor: razón social, NIF y datos de contacto de quien suscribe la declaración.
- Versión del software a la que aplica la declaración, ya que una actualización mayor puede requerir una nueva declaración.
- Descripción de los requisitos técnicos cubiertos: firma electrónica de registros, encadenamiento, integridad, envío en tiempo real a la AEAT, generación del QR y del CSV oficial.
- Compromiso de actualización: el proveedor debe comprometerse a mantener la conformidad ante cualquier cambio normativo posterior.
- Acceso a entorno de pruebas (sandbox) para verificar la integración antes de la puesta en producción.
Comparativa: declaración responsable vs. homologación oficial
| Aspecto | Declaración responsable (modelo Verifactu) | Homologación/certificación oficial |
|---|---|---|
| ¿Existe en España para Verifactu? | Sí, es el mecanismo vigente | No, no existe |
| ¿Quién la emite? | El propio fabricante del software | Entidad pública o acreditada (no aplica) |
| ¿La AEAT valida el software? | No, confía en la declaración del fabricante | No aplicable |
| Responsabilidad en caso de incumplimiento | Fabricante y también el usuario final | No aplicable |
| Sanción máxima al usuario (art. 201 bis LGT) | Hasta 50.000 €/ejercicio | No aplicable |
Riesgos de usar software sin declaración responsable
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, tipifica como infracción muy grave la producción, comercialización, posesión o utilización de sistemas informáticos de facturación que no cumplan con los requisitos reglamentarios. La sanción puede alcanzar los 50.000 € por cada ejercicio fiscal en el que se haya empleado el software no conforme.
Es importante subrayar que la infracción recae también sobre el usuario, no solo sobre el fabricante. Por tanto, contratar un software que no disponga de la correspondiente declaración responsable —o que la tenga desactualizada— traslada parte del riesgo legal al empresario o profesional que lo utiliza. Verificar este documento antes de la fecha de entrada en vigor de la obligación no es un trámite burocrático secundario: es una medida de protección directa para tu negocio.
Cómo verificar la declaración responsable de tu proveedor
En la práctica, muchos usuarios no saben cómo comprobar si su software cumple realmente con Verifactu. Estos son los pasos recomendados:
- Solicita el documento por escrito a tu proveedor, con la firma del representante legal y la versión del software a la que aplica.
- Comprueba que menciona expresamente el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, no solo referencias genéricas a «normativa fiscal».
- Verifica la fecha: una declaración emitida antes de la publicación de la Orden HAC/1177/2024 puede estar incompleta o desactualizada.
- Pregunta por el sandbox: un proveedor serio debería ofrecerte un entorno de pruebas para validar que los registros firmados y el envío a la AEAT funcionan correctamente antes de que la obligación sea exigible.
- Revisa las condiciones contractuales: asegúrate de que el contrato incluye la obligación del proveedor de mantenerte en conformidad ante futuras modificaciones normativas.
FactuGuard y su declaración responsable
FactuGuard es una plataforma SaaS diseñada específicamente para el cumplimiento Verifactu que emite su declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Su arquitectura cubre todos los requisitos técnicos exigibles: recepción de facturas por API REST, entrada manual o importación de ficheros en formato XLSX, CSV, PDF y DOCX, así como importación automática desde Stripe; generación de registros de facturación firmados electrónicamente y encadenados; envío en tiempo real a la AEAT; y devolución del código QR y el CSV oficial que debe incorporarse a cada factura.
La plataforma es compatible con operativa multi-NIF, permite elegir entre modos de envío automático, por lotes, uno a uno o programado, y ofrece un entorno sandbox gratuito sin necesidad de tarjeta de crédito para que puedas validar la integración antes de la fecha de entrada en vigor. Los planes de pago comienzan desde 19 €/mes, lo que la hace accesible tanto para autónomos como para pymes y empresas con mayor volumen de facturación.
Preguntas frecuentes
¿La AEAT publica una lista de software homologado para Verifactu?
No. No existe ningún registro oficial de software homologado ni un proceso de certificación por parte de la AEAT. El mecanismo de conformidad previsto en el RD 1007/2023 es la declaración responsable emitida por el propio fabricante. Debes solicitarla directamente a tu proveedor.
¿Quién es responsable si el software no cumple con Verifactu: el fabricante o el usuario?
Ambos pueden ser sancionados. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé sanciones tanto para el productor del software no conforme como para quien lo utiliza en su actividad, con un máximo de 50.000 € por ejercicio. Por eso es fundamental exigir la declaración responsable antes de adoptar cualquier solución.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de usar software Verifactu conforme?
Para las sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, la obligación es exigible desde el 1 de enero de 2027. Para los autónomos y los contribuyentes del IRPF con actividad económica, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027. Los obligados al SII quedan excluidos del ámbito de Verifactu.
¿La declaración responsable Verifactu cubre también la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece?
No. Son dos obligaciones distintas. La declaración responsable Verifactu acredita la conformidad con el RD 1007/2023, que regula los sistemas de facturación verificable. La factura electrónica B2B obligatoria derivada de la Ley Crea y Crece tiene su propio marco normativo y requisitos técnicos diferenciados; verifica con tu proveedor si cubre también esa obligación.